Ønsker du at skabe en konkurrencedygtig organisation med fokus på samarbejde, forudsigelighed, kvalitet og produktivitet? Så er Kanban-metoden et oplagt valg.
Kanban er en agil metode, der effektivt kan implementeres på både team- og organisationsniveau for at skabe bedre overblik og effektivitet i arbejdsgangene.
Hvad er Kanban?
Kanban er en populær agil metode, som kan implementeres i alle typer virksomheder, der leverer services. Som agil metode omfavner Kanban den uforudsigelighed, som nærmest er et vilkår i vidensarbejde, hvad enten man arbejder med IT, projekter, kommunikation, marketing eller lignende.
Oprindeligt udviklet i bilindustrien hos Toyota, er Kanban nu en udbredt metode til at styre vidensarbejde i moderne organisationer. Metoden bruger en tavle med kolonner, hvor opgaver flyttes fra en fase til den næste, indtil de er afsluttet.
Formålet med Kanban er at sikre, at der er balance mellem "udbud og efterspørgsel" af opgaver, så der ikke påbegyndes flere opgaver, end teamet har kapacitet til at færdiggøre.
En af de største fordele ved Kanban er, at den kan implementeres uden omfattende organisatoriske ændringer, og at resultaterne viser sig hurtigt. Kanban sikrer, at arbejdet flyder jævnt gennem systemet, hvilket reducerer flaskehalse og øger produktiviteten.
Kanban vs Scrum
Mange organisationer starter deres agile rejse med Scrum, men denne metode kræver ofte store organisatoriske forandringer, herunder bemanding af bestemte roller som Scrum Master og Product Owner. Desværre kan det være udfordrende at få disse roller bemandet korrekt, og den uforudsigelighed, der følger med vidensarbejde, gør det svært at skabe stabil fremdrift i projekterne.
Her skiller Kanban sig ud. Hvor Scrum kræver mere rigide strukturer og en hel organisationsændring, er Kanban langt mere fleksibel. Det kræver kun, at teamet bliver enige om et sæt spilleregler for, hvordan aktiviteterne skal styres. Kanban kan implementeres gradvist uden at forstyrre eksisterende processer, og resultaterne viser sig hurtigt.
Tre gode grunde til at implementere Kanban i din organisation
Ifølge Annette Vendelbo, der er internationalt anerkendt agil specialist, og især er kendt for sit arbejde med Kanban, er der tre overbevisende grunde til, hvorfor organisationer bør overveje at implementere Kanban:
1. Kanban skaber organisatorisk agilitet automatisk
Kanban-metoden kan bruges i enhver type virksomhed, der leverer services. Den er designet til at håndtere den uforudsigelighed, som ofte opstår i vidensarbejde, såsom IT, projekter og marketing. Kanban er fleksibel og kan tilpasses forskellige kontekster – fra teamniveau til hele organisationen. Dette sikrer, at alle taler samme "agile sprog", hvilket skaber sammenhæng på tværs af afdelinger.
2. Kanban styrer aktiviteter, ikke mennesker
I modsætning til mange andre agile metoder, der kræver en streng fordeling af roller og ansvar, fokuserer Kanban udelukkende på styringen af arbejdsopgaver og aktiviteter fremfor styringen af mennesker.
Ved at sætte klare spilleregler for, hvordan aktiviteter skal styres, skaber Kanban transparens og fremmer effektivitet. Det sikrer, at teams kan arbejde mere effektivt uden unødvendige roller eller hierarkier, og samtidig optimerer det kvaliteten af arbejdet.
3. Kanban fremmer holistisk tænkning og eliminerer silotænkning
En af de mest værdifulde egenskaber ved Kanban er den holistiske tilgang til arbejdsstyring.
Ved at skabe transparens i hele værdikæden – fra starten af en opgave til dens afslutning – sikrer Kanban, at flaskehalse og ineffektiviteter hurtigt identificeres og adresseres. Denne tilgang fremmer samarbejde på tværs af teams og afdelinger og sikrer, at opgaverne bevæger sig gnidningsfrit gennem organisationen.
Fordele ved Kanban-metoden
Kanban tilbyder en række fordele, der gør det til et attraktivt valg for mange organisationer:
1. Fokus på færre opgaver ad gangen
En af de grundlæggende principper i Kanban er "Stop starting, start finishing". I stedet for at jonglere med mange opgaver samtidig, fokuserer teamet på at færdiggøre én opgave, før en ny påbegyndes. Dette reducerer multitasking, øger produktiviteten og mindsker stressniveauet blandt medarbejderne.
2. Visuel styring af opgaver
Kanban er kendt for sin visuelle tavle, hvor opgaver flyttes fra en kolonne til en anden, indtil de er afsluttet. Denne transparente måde at arbejde på gør det let for alle at følge med i, hvilke opgaver der er i gang, hvilke der er forsinkede, og hvilke der er færdige. Det skaber et fælles overblik og gør det nemt at identificere flaskehalse i processerne.
3. Fleksibilitet og tilpasningsevne
Hvor mange agile metoder kræver omfattende forandringer, er Kanban meget fleksibel. Den kan bruges i teams af alle størrelser og på tværs af forskellige afdelinger, såsom IT, marketing, kommunikation og jura.
Kanban kan også skaleres op til større projekter eller hele organisationer, hvor den tilpasses de specifikke behov.
4. Evolutionære forbedringer
Kanban-metoden lægger vægt på små, gradvise forbedringer fremfor drastiske ændringer. Ved kun at ændre få ting ad gangen kan organisationen lettere tilpasse sig de nye arbejdsgange, hvilket resulterer i bæredygtige forandringer, der holder på lang sigt.
Hvordan implementeres Kanban?
At komme i gang med Kanban kræver en grundlæggende forståelse af metodens seks kernepraksisser, der blandt andet omfatter visuel styring, begrænsning af igangværende arbejde og styring af flowet i opgaverne. Når teamet arbejder efter disse principper, kan de hurtigt opnå bedre resultater.
Et centralt aspekt af Kanban er at undgå at overbelaste systemet. Ved at have et system, der sikrer balance mellem "udbud og efterspørgsel" i arbejdsopgaverne, kan organisationen undgå at starte flere opgaver, end der er kapacitet til at færdiggøre. Dette optimerer gennemløbstiden for opgaver og forbedrer effektiviteten.
Når I skal i gang med at implementere Kanban, er det vigtigt at I er tålmodige, fortæller Annette. Som hun siger: "Man kan ikke bare droppe en eller flere af ingredienserne, hvis man skal have et rigtigt Kanban pull-system op at stå. Det er i øvrigt ofte sådan, at man først finder ud af, hvordan sammenhængen er mellem de 6 praksisser, når man er kommet godt i gang med at bruge dem."
Kanban på tværs af organisationen
Kanban er ikke begrænset til enkelte teams eller afdelinger. Det kan anvendes fra det strategiske niveau til det operationelle og helt ned til team-niveauet.
Dette betyder, at organisationen kan få en sammenhængende tilgang til arbejdsstyring på tværs af alle niveauer. Den holistiske tilgang sikrer, at der er overensstemmelse mellem mål og udførelse, og at alle teams arbejder mod samme mål.
En anden fordel ved Kanban er, at den bryder med silotænkning. I stedet for at fokusere på individuelle teams, ser man på hele værdikæden og sikrer, at opgaverne ikke stopper op ved overgangen til et andet team eller en anden afdeling. Dette er med til at øge samarbejdet og flowet af aktiviteter i hele organisationen.
Kom i gang med Kanban
Kanban-metoden tilbyder en fleksibel og effektiv måde at styre arbejdsopgaver på uden behov for store organisatoriske ændringer. Ved at skabe balance i arbejdsopgaverne, minimere multitasking og sikre transparens, hjælper Kanban organisationer med at blive mere agile, produktive og fokuserede.
Med små, evolutionære forbedringer kan organisationen implementere Kanban og opnå langsigtede resultater, der gør arbejdsprocesserne mere smidige og effektive på både team- og organisationsniveau.
Har du fået lyst til at vide endnu mere om Kanban? Måske ser du endda perspektiv i at blive certificeret i metoden?
