Når man siger ”agile” tænker mange Scrum, men det er kun en af flere muligheder. Kanban er en anden, men hvad er egentlig forskellen på de to metoder? Det har vi sat os for at finde ud af, og derfor har vi taget fat i Annette Vendelbo.
Annette Vendelbo er agil ekspert og ejer af Xvoto, som både er en konsulent- og kursusvirksomhed. Annette har arbejdet med IT-projekter i 30 år, men de sidste 10 år har hun brugt på at fordybe sig i agile metoder og finde ud af, hvorfor de virker, og hvornår de ikke virker.
Annette forklarer, at der er mange veje til agilitet, og at der ikke findes en ”one-size-fits-all” metode, som bare virker uanset hvad. Meget afhænger af, hvor forandringsparate man er i den virksomhed, der gerne vil arbejde agilt og på den måde vil løfte deres projektmodenhed. Det kommer også an på den kultur, der er i virksomheden. Både på ledelsesgangen, i projektafdelingen og i de enkelte teams. Er ledelsen meget kontrollerende, og er der meget topstyring, så vil det i sig selv være en hindring for at komme særlig langt ud ad den agile vej. Er det naturligt at lade teams eller projekter tage ansvar for eget arbejde, så bliver vejen til højere agilitet mere ligetil.
Når man vil være mere agile, hvad gør man så?
Annette, der har praktiske erfaringer fra utallige agile transformationer, fortæller, at det første der bør ske er, at man skal gøre sig klart, hvorfor man gerne vil være mere agile. Det kan der være mange svar på:
- Man vil have mere igennem ”pølsemaskinen”, med de medarbejdere, der allerede er
- Man vil styrke kvaliteten i den vare, man leverer til sine kunder
- Man vil have højere kundetilfredshed
- Man vil have højere medarbejdertilfredshed
- Man vil spare penge
Når så man ved, hvad man vil opnå ved at øge den organisatoriske agilitet, så må man tage bestik af, hvilken metode, der vil virke bedst i ens kontekst. Mange vil tænke Scrum, men man skal være opmærksom på, at der en række forudsætninger, som skal være på plads, hvis Scrum skal fungere. Mange ender med at blive skuffede, fordi de forventer, at Scrum nærmest virker automatisk, men så nemt er det desværre ikke.
At arbejde agilt med Scrum eller Kanban kræver vilje og vedholdenhed
At skifte fra en klassiske projekttankegang til at arbejde agilt med Scrum eller Kanban er faktisk en ganske stor forandring, forklarer Annette.
For nogen er det nærmest et paradigmeskift. Skiftet er dog noget større, hvis man vælger Scrum, end hvis man vælger Kanban. Årsagen til det er blandt andet at Kanban ikke kræver ændringer i organisationen, hvilket Scrum gør. Blandt andet i form af bemanding af de roller, som Scrum dikterer. Særligt Product Owneren rollen kan være svær at få besat, og de ansvarsområder, der ligger i rollen bliver desværre sjældent udført, sådan som det egentlig er tiltænkt.
Scrum Masteren ender tit som en mini-projektleder, der påtager sig opgaver, som Development Teamet burde håndtere, men ikke får gjort, og vedkommende bliver en ”Scrum Mom”.
Starter man ikke med den rigtige rollebesætning, så får man ”gammel vin på nye flasker”, og mere af det, man plejer at gøre. Man kalder bare tingene noget andet. Men kan man få bemandet rollerne, og få organisationen til at spille med, så virker Scrum super godt.
Kanban kræver, at man følger nogle få, forholdsvis simple spilleregler, som til gengæld godt kan virke strammende. Det gør de, fordi de peger ind i nogle gamle, dårlige vaner, som de fleste af os har. Det er Annettes klare erfaring, at mange er tilbøjelige til at multitaske i stedet for at fokusere på at gøre tingene færdige - én ad gangen. Mange tager også nye ”kan-du-ikke-lige” opgaver ind, når de får en mail, eller telefonen ringer. Det er ikke en smart måde at prioritere på, og det gør Kanban op med.
Kanban metoden
Mange ser også blokeringer i form af afhængigheder til specialister eller andre teams som en naturlov, man ikke kan gøre noget ved. Sådan er det bare ikke. Selvfølgelig kan man gøre noget, forklarer Annette. Det er kun et spørgsmål om at prioritere at gøre det, og om at blive bedre til at se på tingene fra et forretningsmæssigt helikopterperspektiv, og træffe valg, som måske er svære, men som skal træffes, når der er interessekonflikter. Det er en ledelsesopgave, forklarer hun, og her kan især Kanban-metoden hjælpe.
Hun ser Kanban som et spejl, der sættes op foran en organisation, og som viser præcis, hvordan man arbejder og hvordan tingene går. Det løser ingen problemer i sig selv, men stiller skarpt på de problemer, der løbende opstår. Det, at man pludselig kan se, præcis hvad der sker, forpligter til handling og fremmer proaktivitet.
Uanset om man vælger Scrum eller Kanban, så kræver det ledelsesopbakning. Det kræver klare mål og vedholdenhed og vilje til stædigt at forfølge disse mål, fortæller Annette.
Tilbage til forskellene på Scrum og Kanban
Den første store forskel er, at Scrum kræver, at der er stabilitet i Scrum-teamet. Både mht. de team-medlemmer, som er tilknyttet og de arbejdsopgaver, som teamet løser. Teamet skal helst være fuldt dedikeret til det projekt, som skal leveres, og arbejdsopgaverne skal helst kun være relateret til dette projekt. Hvis teamet får alle mulige andre opgaver, som skal løses, så bliver uforudsigeligheden så stor, at det er umuligt at skabe den stabilitet, der er forudsætningen for at kunne lave gode sprintmål og forecasts for releases m.v. Men er denne stabilitet til stede, så er Scrum et godt valg.
Kanban-metoden kræver derimod ikke denne stabilitet i opgaveindtaget. Her styres prioriteringen benhårdt bl.a. ved hjælp af aktivitetskategorier og serviceklasser. Kanban virker desuden overalt, hvor man laver videnarbejde. D.v.s. hvor man bruger hovedet til at udføre serviceleverancer, og kan oven i købet bruges på alle niveauer i organisationen. Både til porteføljestyring, på afdelings- og på team- eller projektniveau.
Annette arbejder i det daglige både med Scrum- og Kanban-teams, og hun mærker tydeligt, hvor meget det betyder at træffe det rigtige metodevalg. Vælger man rigtigt, så afspejles det i humøret i de agile teams. De mærker at metoden virker, og ser at leverancerne sker hurtigere og i bedre kvalitet. Den tætte dialog med kunderne, betyder også, at de oftere rammer rigtigt første gang.
For at gøre det lidt tydeligere, hvilke forskelle der er på Scrum og Kanban, så deler Annette de største med os:
Der er også forskel på, hvordan man sorterer og prioriterer sine opgaver. Dette er en virkelig vigtig aktivitet, for hvis man sætter teamet til at arbejde med nogle dårligt definerede krav, så ender det tit med, at man gætter sig frem, og gætter forkert, så kunden ender med at få en vare, han/hun ikke ønsker
I Scrum og Kanban håndterer man denne kvalificering og prioritering lidt forskelligt.
Dette var lidt om forskellene mellem de to metoder, og hvorfor man skal være grundig, når man vælger den metode, man vil bruge. Annette viser os også nogle af de kriterier, som man skal være opmærksomme på, når man vurderer, om man skal bruge Scrum eller Kanban.
Hvordan griber man så sin agile transformation an?
Første skridt er at få tilstrækkelig dyb vide om den metode, man vælger, så man ved, hvad man kaster sig ud i. Det kan for eksempel være med et relevant kursus.
Når du efter kurset har fået teorien på plads, hjælper Annette jer gerne med at lave den fortsatte planlægning af jeres transformation. Griber man den rigtig an fra starten, så slipper man nemlig for fejlskud, der både koster tid og penge.
Annette underviser altid selv på Xvotos kurser, som alle er godt krydret med eksempler fra virkelige projekter og transformationer. Hun mener, at teorien først for alvor bliver interessant, når man kan sætte den i relation til det, der sker på virkelighedens projekter og agile transformationer. Hun sørger derfor altid for, at hendes kursister får en masse praktiske tips med på vejen baseret på hendes egne dyrekøbte erfaringer.