Der er mange måder at lave en MUS-samtale på. De fleste virksomheder arbejder med en række spørgsmål - der er ens for alle medarbejdere - som så efterfølgende gennemgås til samtalen. Men hvad hvis det kunne gøres anderledes? Gøres mere kreativt frit?
MUS-samtalen er ikke nødvendigvis noget man bare sådan piller for meget ved. De fleste ved, hvad det handler om. Derfor skal man heller ikke ændre alt for meget ved formatet, da noget af relevansen da går tabt. Men det betyder ikke, at MUS-samtalen ikke kan udvikles og forbedres med henblik på at gøre samtalen mere flydende.
Hos finduddannelse.dk har vi taget en snak med Michael Koefoed fra Dialoogle, som har opfundet et kreativt billedredskab, som optimerer samtalen mellem mennesker. Med Dialoogle fornyes, varieres og kvalificeres samtalen, og vi har derfor spurgt Michael, hvordan billeder kan bruges effektivt i MUS samtalen.
Et billede kan få dig til at sige mere end tusinde ord
Ved Dialoogle er de overbeviste om, at netop ovenstående påstand er sand. Mennesker taler og tænker nemlig i billeder. Derfor består Dialoogle også af en række billedkort med motiver, der skal være med til at stimulere dialog, inspirere til kreativitet og gøre det lettere at formulere de følelser, opfattelser og ideer. Også dem, der måske kan være svære at italesætte, da der er risiko for, at de ikke falder i god jord.
Ved at bruge det visuelle element i MUS-samtalen får samtalen lov til at flyde mere frit, hvilket øger både værdien og resultatet af samtalen. Noget alle ønsker, når de kommer ud fra deres MUS-samtale. Derudover peger Michael på, at det er en effektiv måde til at undgå at lave skemaer, hvor man skal bruge meget tid på forberedelse.
Den visuelle arbejdsmåde gør ikke, at samtalen behøver at tage længere tid. Det kan sagtens lade sig gøre at komme omkring billedværktøjets fire elementer på en time. Bruges der lidt ekstra tid er en handleplan også udarbejdet i fællesskab for det kommende år. At gøre MUS samtalen visuel betyder nemlig ikke at den bliver mindre konkret. Det kræver blot, at man gør sig nogle overvejelser om de fire elementer: Arbejdsopgaver, trivsel, karriere og kompetenceudvikling.
Styrk dine kompetencer til MUS
Dialoogle som metode
Dialoogles visuelle MUS-samtale fungerer ved, at man møder op til samtalen og begynder med at tale om arbejdsopgaverne. Helt praktisk ligger der 60 billedkort på bordet. Ud af dem vælger man så billedkort, der repræsenterer ens arbejdsopgaver og dem, der repræsenterer, hvad man godt vil arbejde med i fremtiden.
“Hver gang medarbejderen har taget et billedkort og fortalt om sit valg, har man et godt udgangspunkt for at drøfte det og få det konkretiseret i sin arbejdsdag,” forklarer Michael. Det er nemlig vigtigt, at samtalen bliver så konkret som muligt, så man finder ud af hvad der lægger bag. Altså handler det om forandringer af arbejdsopgaverne eller er det mere arbejdsmåden.
Det næste man taler om er trivsel og samarbejde, og her arbejder man med billedkortene på en lidt anden måde. Fremfor medarbejderen vælger mellem de 60 billedkort, så præsenterer lederen tre billedkort, og medarbejderen forklarer hvorfor det netop er disse tre kort lederen har valgt til medarbejderen. Den metode giver ofte en uventet vinkel at drøfte samarbejde og trivsel udfra, og bliver et godt grundlag at definere, hvordan det skal håndteres fremadrettet.
Herefter handler det om kompetenceudvikling. Både medarbejder og leder vælger hver tre billedkort. Medarbejderens fokus er på sin udvikling fremadrettet. Lederens fokus er organisationens behov i forhold til medarbejderen. Michael forklarer:
“Derefter præsenterer medarbejderen først og derefter lederen. Billedkortene lægges overfor hinanden. I fællesskab bliver de enige om, hvad det er for tre ting man skal fokusere på i en prioriteret rækkefølge.”
Et effektivt værktøj til at styrke dialogen
Når begge er enige om, hvad der skal ske, vælges i fællesskab det billedkort, der repræsenterer kompetenceudviklingen. Man laver så at sige en konklusion på samtalen.
Efter hver fase, har man i fællesskab fundet ét billedkort som overordnet siger noget om samtalerne inden for alle fire områder: arbejdsopgaver, samarbejde, trivsel og kompetenceudvikling. Disse kort er løbende lagt på et A3 ”SamtaleArk” tilknyttet en beskrivelse af konklusionerne. De fire billedkort er placeret, som et kompas i nord, syd, øst og vest.
Afslutningsvis vælges et nyt billedkort, der skal symbolisere, hvad I skal have som det skarpeste fokus det næste år. Billedkortet placeres i midten, så alle fem billedkort udgør et ”+” på det færdige SamtaleArk. ”Plusset” skal understrege symbolet på betydningen af medarbejderen for organisationen.
“Hvis man gerne vil have det konkretiseret endnu mere, så vendes arket om med en handleplan bestående af en tidslinje og felter til delmål, hvor begge har et ansvar, der skal beskrive hvem-gør-hvad-hvornår. Eksempelvis: Medarbejders ansvar: ”Jeg gennemfører et systemkursus og varetager herefter klientrapporter”. Leders ansvar: ”Jeg budgetterer og booker kurset. Du får en bærbar computer for at kunne udføre opgaven,” forklarer Michael. Herved bliver konkrete anvisninger beskrevet, som dokumentation. For enden af tidslinjen beskrives det primære mål, for eksempel at nå et salgsmål, komme et skridt op ad karrierestigen og blive teamleder eller lignende målsætninger.
Begge tager et billede af SamtaleArket og det bliver lagt i HR-systemet og medarbejderen kan gemme på sin mobil eller computer. SamtaleArket kan løbende hentes frem til at drøfte specifikke elementer, som opstår i løbet af året. Ligeledes kan det justeres, hvis der sker mærkbare ændringer i organisationen eller afdelingen. Her har billedkortene i plusset en meget stærk evne til at genfremkalde konklusioner og pointer, der kan motivere fremadrettet.