Excel regneark er et effektivt og uundværligt værktøj for de fleste, der arbejder med regnskab, udarbejdelse af tilbud eller andre former for databehandling. Men for mange er Excel et uoverskueligt program, og de fleste brugere har ikke kendskab til de funktioner, der kan gøre arbejdet med tal lettere.
Som udgangspunkt er de fleste funktioner i Excel vigtige, men vi har i denne artikel samlet de 10 formler og funktioner, som vi mener kan mindske tiden, du bruger i Excel og på samme tid øge nøjagtigheden af dine udregninger. Denne artikel bruger funktionstermer fra den danske version af Excel. Benytter du en engelsk version, skal du derfor være opmærksom på, at versionen benytter sig af engelske termer.
Forslag til kurser
Derfor skal du kende til formler og funktioner i Excel
Kort fortalt, kan man med formler i Excel udføre beregninger og andre handlinger på dataene i regnearket. En formel er i Excel defineret ved at starte med et lighedstegn (=). Man påbegynder derfor altid en formel ved at taste et = i starten. Funktionerne skal du kende til, da de vil gøre dit arbejde i Excel nemmere og dine beregninger mere præcise. Nedenfor finder du en oversigt over de 10 formler og funktioner du bare må kende til:
10 Excel formler og -funktioner du skal kende til
1 - SUM
2 - TÆL
3 - TÆLV
4 - LOPSLAG
5 - HVIS
6 - VENSTRE, MIDT, HØJRE
7 - SUM.HVIS
8 - TÆL.HVIS
9 - HVIS.FEJL
10 - SAMMENKÆDNING
1. SUM - læg tal sammen på en nem og hurtig måde
=SUM(værdi1:værdi2)
SUM funktionen er en matematisk funktion i Excel, der bruges til at lægger værdierne i et antalt celler sammen. Funktionen sørger således for at summere dine værdier. Hvis du har brug for at finde ud af den samlede sum af dine værdier, kan du derfor bruge denne funktion.
Et eksempel på denne funktion kunne være: =SUM (B2:D4)
I eksemplet vil funktionen lægge tallene sammen og finde summen af de to celler.
2. TÆL - tæl antallet af celler i dit regneark
=TÆL(værdi1:værdi2)
I enhver dataanalyse er det vigtigt med optælling. Med funktionen TÆL kan du tælle de celler i dit regneark der har talværdier i sig. Funktionen kan ikke tælle celler med tekst.
Et eksempel på denne funktion kunne være: =TÆL(B1:B30)
I eksemplet tæller formlen de celler i området med talværdier. Hvis fem af cellerne i området indeholder tal, er resultatet af dette eksempel 5.
3. TÆLV - tæl antallet af celler i dit regneark (alle former for værdier)
=TÆLV(værdi1:værdi2)
Ligesom funktionen TÆL tæller funktionen TÆLV antallet af celler med indhold inden for et bestemt område i dit dataark. Denne funktion tæller dog celler med alle typer data/værdier, dvs. at den kan tælle celler med både tal- og tekstværdier.
4. LOPSLAG - slå data op i dit regneark
=LOPSLAG (en værdi, du vil slå op, et område, hvor du vil slå værdien op, kolonnenummeret i det område, der indeholder returværdien, den præcise værdi eller den omtrentlige værdi - angivet som 0/FALSK eller 1/SAND)*
LOPSLAG er en af matematikernes mest populære funktioner. Det er en opslags- og referencefunktion, som du kan bruge til at finde bestemt indhold i et dataark.
5. HVIS - lav logiske sammenligninger og gør dit regneark dynamisk
=HVIS (logisk_test; [værdi_hvis_sand]; [værdi_hvis_falsk])
Med funktionen HVIS har du mulighed for at foretage logiske sammenligninger mellem værdier i dit ark og hvad du forventer. Det er en populær funktion, der gør det muligt for Excel at returnere værdier baseret på forskellige situationer.
Et eksempel på denne funktion kunne være: =HVIS(A1>100; “SANDT”;”FALSK”)
I eksemplet vil Excel returnere SANDT hvis værdien i A1 er større end 100. Hvis værdien er mindre end 100 vil Excel returnere FALSK.
6. VENSTRE, MIDT, HØJRE - opdel teksten i dine celler
=VENSTRE(værdi1-tekst;antal_tegn),
=HØJRE(værdi1-tekst;antal_tegn),
=MIDT(værdi1-tekst;start_fra;antal_tegn)
Med disse tekstfunktioner kan du manipulere med teksten i dit regneark. Har du fx. en kolonne med celler der indeholder for-, mellem- og efternavne kan du lave 3 kolonner der returnere de tre navne separat.
VENSTRE: returnerer tekst fra venstre side (antallet af tegn)
HØJRE: returnerer tekst fra højre side (antallet af tegn)
MIDT: returnerer antallet af tegn fra midten af ordet
7. SUM.HVIS - summerer dine celler hvis kriteriet opfyldes
=SUM.HVIS(område, kriterium)
Som skrevet tidligere, kan du med HVIS lave logiske sammenligninger i dine data og gøre dit regneark dynamisk.
SUM.HVIS summerer kun værdierne i et område, hvis de opfylder de kriterier, du har angivet i funktionen.
Et eksempel: =SUM.HVIS(A1:A10, >100).
I eksemplet vil Excel kun summere de værdier, der er højere end 100 i området A1-A10.
8. TÆL.HVIS - tæller antallet af celler hvis kriteriet opfyldes
=TÆL.HVIS(område, kriterium)
Som skrevet tidligere kan du med TÆL tælle specifikke celler i dit regneark. Med TÆL.HVIS kan du tælle et antal af celler sammen, som opfylder et kriterie du har sat. Hvis du fx. har sat et månedligt budget på 5000 kr. kan du tælle det antal gange på et år, hvor du overskrider dit budget. Funktionen vil så finde de celler hvor værdien overstiger 5000 kr. og returnere antallet af celler. Se eksempel nedenfor:
Et eksempel: =TÆL.HVIS(A1:A12, >5000).
I eksemplet vil Excel tælle sammen i hvor mange af cellerne værdien overstiger 5000 kr.
9. HVIS.FEJL - kontroller for fejl i dine beregninger
=HVIS.FEJL(værdi;værdi_hvis_fejl)
Med HVIS funktionen kunne du returnere værdier baseret på forskellige situationer og antagelser. Med HVIS.FEJL kan du returnere en værdi, du angiver, hvis en formel kan regnes for en fejl. Hvis der ikke er fejl i beregningen, vil Excel returnere resultatet af formlen.
Du kan derfor bruge funktionen HVIS.FEJL til at fange og håndtere fejl i en formel.
10. SAMMENKÆDNING - sammenkæd tekst fra en, to eller flere celler i en celle
=SAMMENKÆDNING(tekst1;tekst2;tekst3)
Med denne funktion kan du sætte tekst fra forskellige celler sammen i én celle. Hvis du fx har tre kolonner med hhv. for-, mellem- og efternavne kan du med SAMMENKÆDNING, kæde teksten fra cellerne i de tre kolonner sammen og samle dem i celler i en ny kolonne.
Udover de ti ovenstående funktioner og formler har Microsoft Excel et utal af funktioner og muligheder, som du kan drage nytte af i din dagligdag, alt afhængig af din jobfunktion. Har du lyst til at kende mere til Excel findes der er stort udbud af Excel kurser.
Du kan tage et grundlæggende Excel kursus, som giver dig indblik i programmets basale funktioner. Derudover kan du finde videregående kurser i Excel, som er for dig, der ønsker at kende endnu mere til programmets mange funktioner, eller du kan vælge at tage et mere specialiseret kursus i Excel, så du får viden, der er relevant for netop dit arbejdsområde. Du kan også tage et brush-up kursus, hvis du har behov for at få opfrisket din viden.
