Du er leder med faciliteringsansvar. Eller du er måske blevet valgt som frontfigur i en større forandringsproces. Du kan også være iværksætter med store visioner. Humlen ved det hele er, at du skal lede en proces. Det betyder, at du skal finde den mest effektive og hensigtsmæssige måde at lede organisationen fra A til B, C og D på. Derfor er en uddannelse til procesleder det helt rigtige for dig.
Her lærer du nemlig at navigere i alle processens dimensioner, så slutresultatet bliver en succes. Samtidig bliver du hjemmevant i at være lydhør og empatisk over for og samskabende med dem, der er en del af processen. Sagt anderledes, så bliver du dén, der får orkestret til at spille rent, når organisationen står over for både store og små forandringer.
Men, hvordan definerer man så egentlig en proces? Hvordan optræder man som den ideelle procesleder, og hvordan arbejder man bedst med målsætning i en proces? Netop det har vi mødt konsulent, Frederikke Winther, og direktør, Andreas Bering, i Copenhagen Coaching Center til en snak om.
En proces er uforudsigelig ligesom havet
Deres procesbegreb tager udgangspunkt i, at mennesker på en eller anden måde skal gøre noget anderledes end de plejer. Der er altså tale om en adfærdsændring, der kan komme i forlængelse af en procedureændring, et matrikelskifte, en implementerings- eller rekrutteringsproces med videre.
Processen er altså det, der er omkring noget, og da en sådan ofte kan være snørklet og umulig at kortlægge, advokerer Frederikke og Andreas samstemmende for, at man skal turde være et med processen:
Man kan sammenligne en proces med havet; Hvis du stiller dig i vandkanten, når bølgerne kommer ind, så vil du ikke altid være i stand til at sige, hvornår og hvordan den næste rammer. Én vil komme længere ind end en anden, og man kan tit blive overrasket over, at to bølger, der kommer lige efter hinanden, hverken har samme effekt eller længde. Det samme gør sig gældende for processer. Det er derfor vigtigt, at man er bevidst om og åben over for, at man ikke altid kan forudsige processer.
I arbejdet med processer er der derfor en indlejret accept af, at ting kan ændre sig og tage sig anderledes ud en først planlagt. Det kan både være strukturelle eller menneskelige faktorer, der spiller ind, hvorfor det altså er vigtigt, at du - som procesleder - både er lydhør, modtagelig og åben over for forandring, forklarer Frederikke:
"Man kan sige, at du som procesleder fungerer som dit eget vigtigste redskab. Ved at være modtagelig, åben og opmærksom har du de bedste muligheder for at lede og facilitere en proces."
Det er således ved at følge processens flow, at du kan lede et godt resultat i hus. Som procesleder er du den, der både kan sætte en proces på hold eller speede den lidt op, hvis du fornemmer, at det er det, der skal til.
Den ideelle procesleder er en lydhør og samskabende strateg
Hos Copenhagen Coaching Center sættes der en ære i, at undervisningen på proceslederuddannelsen afspejler det reelle arbejde med processer ude i organisationen. Det betyder, at du helt praktisk lærer, hvordan du skal arbejde med de forskellige dimensioner af en proces - undervisningen er således delt i tre dele, der hver dedikerer sig til én af dimensionerne forklarer Andreas:
“Vi arbejder med tre dimensioner, når vi taler om at arbejde med processer: Vi har en strategisk, en emotionel og en samskabende dimension. Det er fuldstændig nødvendigt, at du - som procesleder - mestrer at arbejde på de her tre forskellige niveauer.”
Som procesleder skal du altså både kunne tænke strategisk og dermed sørge for, at I når i mål med den forandringsproces, I nu engang har sat i værk. Du skal så at sige være katalysatoren for forandring.
For at kunne være det på bedste vis, er du nødt til at være emotionelt tilstede og menneskeligt rummelig. I en forandringsproces af den ene eller anden slags kan der komme mange forskellige følelser og reaktioner på spil. I nogle tilfælde kan det være en generel usikkerhed omkring eller frygt for forandring, mens det andre gange handler om helt specifikke dele af processen. Hvad end det er, så er du nødt til at imødekomme modstanden på en empatisk og forstående måde. Viden om dynamikker, andre mennesker og en stor selvindsigt er derfor altafgørende for dit arbejde med processer.
Endeligt er du nødt til at have en samskabende og kollektiv orienteret tilgang til forandringsprocessen. Du kan styre en proces nok så meget, men nogle gange er det nødvendigt at sætte processen fri og gå med udviklingen. Som procesleder må du således have mod til at hvile i det forudsigelige og være kreativ og innovativ. Frederikke pointerer, at det samtidig er nødvendigt, at du formår at skabe en proces, der tager højde for de involverede og deres bekymringer, holdninger og idéer:
Lydhørhed er én af de vigtigste dyder i procesledelse. Lydhørhed over for den flerstemmighed, der måtte være i det miljø, der skal forandres. Det er i den tredje dimension, at man bliver kollektivt orienteret og skaber noget nyt - måske endda ovenpå uenighederne, og det der tidligere har skabt modstand. Man kan sige, at det er her, at integrationen af de forskellige interesser finder sted.
Heri spiller sproget en vigtig rolle. Sproget skaber nemlig holdninger, og det positive sprogbrug kan være med til at sikre en nemmere proces, mens et negativt sprog kan gøre det modsatte. Nogle gange kan sproget endda komme til at gå foran forandringen i form af rygter eller andet internt i organisationen fortæller Andreas:
“Nogle gange kan der så at sige gå vira i organisationen. Der kan blive skabt nogle fortællinger, der ikke er hensigtsmæssige i forhold til processen. I så fald må man så sætte ind med antivirus og få skabt nogle genfortællinger eller en helt ny én, så der kan komme en modstemme og føre processen tilbage på sporet igen. Den sproglige håndtering er derfor ret så afgørende.”
Som procesleder er det dig, der navigerer rundt i processen og dens cyklus. Med den opgave er det alfa omega at holde sig for øje, at en proces ikke bliver for stringent. Herunder kan du se procesledelsens tre dimensioner:
1. Den strategiske dimension - at styre processer
Mange processer skal man kontrollere og have styr på, fordi man har et klart mål. Måske vil man øge produktiviteten, effektivisere møderne eller implementere tiltag systematisk.
2. Den emotionelle dimension - at fornemme og rumme processer
Ved processtart eller når processerne kører, kan der dukke følelser og stemninger op, der virker forvirrende og eller ødelæggende for processen. Disse stemninger skal du kunne rumme og arbejde med på en konstruktiv måde.
3. Den samskabende dimension - at kreere processer
Mange procesforløb er uforudsigelige – og nogen processer skal føre gruppen et uforudset sted hen. Du skal altså evne at sætte processen fri og følge med udviklingen – også når den fører til noget uventet eller ikke planlagt.
Den gode proces er adaptiv
Det vigtige i procesledelse er, at huske på, at processen skal være iterativ eller adaptiv. Der skal så at sige kunne bremses og speedes op på de rigtige tidspunkter. I skal altså fra A til B, C og D på den mest hensigtsmæssige måde, hvorfor de procesmål der nu en gang sættes for at kunne monitorere processen skal kunne gradbøjes forklarer Andreas:
Grundlæggende skal man passe på med at gøre processen al for lineær, da det jo næsten er umuligt at foregribe alting. Det er derfor klogt at tænke den lidt mere cirkulær, fordi der kan være ting man ikke lige har tænkt på. Det kan derfor være godt lige at have de der små time-outs. En gang imellem kan det dog være nødvendigt bare er bedst at holde fast i en eller anden grundstruktur, så alting ikke er til evig debat.
Samtidig er det vigtigt, at man husker, at der er et før og efter, når en given proces afsluttes. Det at forberede en proces ordentligt ved at tale med interessenter og afstemme forventninger sikrer, at I får en ordentligt start med forhåbentligt færre bump på vejen. Når processen så er afsluttet opfordrer Andreas og Frederikke til at debriefe og tage ved læring:
“Generelt kan man sige, at det giver ret god mening at kigge på, hvad der lykkedes og ikke lykkedes i processen. Og måske endda prøve at lave en proces omkring det også, og spørge: “Hvad har vi lært, og hvordan kan vi samle erfaringer fra det vi har gjort til en anden gang?”
Det at lave en proces om processen gavner det videre arbejde, ligesom det er nødvendigt at man sætter sig realistiske forventninger i forhold til forandringen. Det er jo en proces, og derfor ikke noget, der bare sker på tre timer eller en dag.
Derfor skal du være procesleder
Du er sikkert allerede vant til at arbejde med udviklingen af og implementeringen af større projekter. Du kan eksekvere strategi og handlings- og kommunikationsplaner, men måske føler du, at du mangler nogle ekstra gear at køre i - hvordan sikrer du dig for eksempel, at alle føler sig inddraget, og at I er kommet godt og grundigt rundt om projektet.
Det gør du ved at uddanne dig til procesleder. Frederikke og Andreas er enige om, at du - med uddannelsen får et fagligt og menneskeligt beredskab, der sikrer sunde processer:
Du får udviklet et strategisk, et emotionelt og et samskabende gear. Du lærer altså at tilpasse din måde at facilitere og lede en proces, hvad enten de er enormt konfliktfyldte eller enormt ambitiøse. Når du har et fagligt beredskab til faktisk at facilitere en proces, så kan du blive faglig nysgerrig og sætte nye initiativer i gang. En del af beredskabet er jo også at turde, og at have det der metablik og de der gear at køre i.
Du skal uddanne dig til procesleder hos Copenhagen Coaching Center, hvis du ønsker at mestre den sunde og veldesignede proces. Du skal have et ønske om at være den, der sikrer, at orkesteret spiller rent, finder mening i deres arbejde og føler sig som et del af et fællesskab.