Sådan får du succes med virtuelle events

Virtuel undervisning og virtuelle events er kommet på mange uddannelsesudbyderes tanker, siden vi stiftede bekendtskab med Covid-19, restriktioner og lockdown.

For hvordan får man lige markedsført sig selv, når fysiske messer og Åbent Hus arrangementer ikke kan lade sig gøre? Sætter man sig ned og aflyser, og venter på, at det igen kan lade sig gøre? Eller tænker man i nye baner? Gør dit første - eller bare dit næste - virtuelle event til en succes.

Der er mange events og begivenheder, der med fordel kan afholdes online. Det er kun dig selv, der sætter begrænsningerne for kreativiteten. Selvfølgelig er der begivenheder, der med fordel kan/bør afholdes fysisk, og man bør som arrangør altid tænke over, hvad begivenheden og deltagerne er bedst tjent med.

Her vil vi dog skynde os at sige, at du selvfølgelig ikke skal lave et virtuelt event bare fordi du kan - men fordi det giver mening. Det meste kan dog efterhånden lade sig gøre på de forskellige virtuelle event platforme.

Fordele ved virtuelle events

Der er mange fordele ved at afholde virtual events. Den virtuelle deltagelse er for eksempel målbar, og denne data kan skabe stor værdi for din virksomhed. Du kan måle på deltagernes færden i din livestreaming, i forhold til om de forlader rummet, kommer ind igen og lignende.

Du kan desuden måle hvor godt dit event har fungeret, og tracke hvilke parametre, der måske kan ændres, skrottes eller forbedres til næste gang. 

Du har altså rigtig gode forudsætninger for, at dataen danner grundlag for et endnu federe og bedre produkt, næste gang du skal afholde et virtuelt event. 

En anden fordel er, at det i de fleste tilfælde er billigere at afholde virtuelle events. Selvfølgelig er der stadig nogle omkostninger forbundet med formatet, men de klassiske omkostninger fra de fysiske begivenheder er sparet væk, eller i hvert fald nedsat markant. Der er for eksempel ikke de samme behov for omkostninger til forplejning, leje af lokaler og personale.

Man må dog påregne omkostninger til eventuel køb af nyt udstyr, teknisk support og lignende. 

Hvordan kommer jeg i gang?

Når du skal hoste et virtual event, ønsker du selvfølgelig at få en succesoplevelse. Derfor bør du selvfølgelig altid forsøge at planlægge dit event ned til mindste detalje og være forberedt på, hvad der kan gå galt - både i optakten og på dagen. 

Valg af platform

Vælg en online event platform. Du bør overveje hvilke behov du og din virksomhed har, i forbindelse med jeres online event. Hvad er formålet med jeres digitale event, og hvad er dit behov for platformen?

Skal det for eksempel være muligt at lave meningsmålinger, skal der være chat funktion, og skal deltagerne kunne tænde deres egen mikrofon? Skal eventet kunne optages og deles efterfølgende, eller skal det udelukkende være livestreaming? Og hvor stort er budgettet til at afholde eventet egentlig?

Der er mange spørgsmål at stille sig selv, og der er et stort udvalg af event platforme derude, så der findes helt sikkert en platform, der passer til jeres behov og jeres event. 

Dato og tidspunkt

Hvornår skal dit virtual event finde sted? Her bør du for eksempel gøre dig overvejelser omkring ferier, helligdage eller weekend. Eventuelt også om der er andre events på dagen.

Du bør absolut også gøre dig overvejelser omkring tidspunkt på dagen. Er din målgruppe for eksempel blandt personer der er i arbejde, nytter det nok ikke noget, at dit event finder sted klokken 09.00 tirsdag formiddag.

Apropos tid bør I også overveje, hvor lang tid jeres event skal tage. Det kommer selvfølgelig an på jeres indhold, men sæt nogle guidelines for jer selv i forhold til længden af jeres event.

Overvej også tidspunktet og dato i forhold til, om dit virtual event foregår nationalt eller internationalt. Har lande, der kunne være i din målgruppe, for eksempel helligdag eller lignende på den pågældende dato, og hvordan med tidspunktet. Passer det til deres tidszone, eller skal det måske lige ændres med 1 time frem eller tilbage, for at passe til de pågældende lande?

Gør du dig ovenstående overvejelser, har du gode forudsætninger for at ramme din målgruppe bedst muligt.

Hvem er din målgruppe?

En af forudsætningerne for at få succes med dit event er at identificere din målgruppe. Du bør være helt klar i spyttet omkring, hvem dine deltagere er.

Her nytter det altså ikke noget at skyde med spredehagl, da du bare vil gøre dig selv en bjørnetjeneste. Vi kan godt forstå, at det kan være fristende, og man vil selvfølgelig gerne ramme bredt. For du sidder jo sikkert og synes, at du har det fedeste produkt, og det kan da være til gavn for rigtig mange!

Det har du helt sikkert også, men du gør virkelig dig selv en stor tjeneste ved at være helt skarp på, hvem din målgruppe er. Når du har fastlagt præcis hvem din målgruppe er, bliver det også meget nemmere at markedsføre dit event, og du opnår med garanti mere præcise resultater.

Planlæg dit content

Hav styr på dit koncept for dagen, og sørg for at programmet rummer emner, som taler til din målgruppe. Det kan fx være aktuelle problemstillinger eller andre emner. Det kunne potentielt også være talere, der er aktuelle for din målgruppe lige nu.

Du behøver ikke nødvendigvis have hele dit program på plads, men det kan bestemt være en fordel. Emnerne og dine "guest speakers" er en vigtig del af programmet, og det er dem der er med til at tiltrække og fastholde dine deltagere.

Du kan med fordel også bruge det som en del af din markedsføring, at du måske har styr på 1-2 store "hovednavne" som dine talere, og bruger dem til at markedsføre dit event.

Du kan også tease for eventet, med "hemmelige talere", der så senere annonceres på din ønskede marketing platform(e). Det kunne for eksempel være 1-2 dage før eventet, eller måske endda timer, hvis du tør.

Mulighederne er rigtig mange, og du skal selvfølgelig markedsføre dit virtual event, så det passer til præcis dit format, din målgruppe og dit event.

Markedsføring af dit event

Noget du endelig ikke må negligere, er markedsføringen af dit event. Der skal gøres opmærksom på det via relevante kanaler. Det kan for eksempel være via dine sociale medier, såsom Facebook eller LinkedIn.

Her kan du gøre op med dig selv, om det udelukkende skal være via organiske opslag, eller om du også skal kaste lidt penge efter annoncering til din målgruppe. 

Det kan også være via telefonopkald, såfremt du finder det relevant overfor din målgruppe. Det kan også foregå via jeres e-mail marketing, når I sender nyhedsbreve ud - både kampagne mails, og du kan muligvis også få flettet det ind i dine automatiske flows. Så længe det giver mening for din modtager i sidste ende. 

Jo færre du begynder at gøre opmærksom på dit event, jo bedre. Det kan godt være du synes, at halvanden til to måneder før er for tidligt, men du bør heller ikke vente til sidste øjeblik. Du må endelig ikke undervurdere potentialet i at skabe opmærksomhed omkring dit event tidligt i forløbet. 

Få styr på teknikken

Når du skal afholde et virtual event, er teknikken key. Det er virkelig vigtigt at denne del spiller, og uanset om du kender event platformen eller ej, er det vigtigt at teste at alt spiller og fungerer.

Det kan både være internt og med dine talere i ugen op til eventet, så du er sikker på, at billede, lyd, lys og eventuelle funktioner fungerer som de skal, når I først går live. 

Derudover er det vigtigt, at I i virksomheden har sat jer ind i systemet, og at der er styr på hvem der skal gøre hvad. For eksempel hvis der er, en der skal sidde klar i chatten, og være klar til at besvare eventuelle spørgsmål fra deltagerne.

Reminders og koordinering

Som nævnt tidligere er du måske gået i gang med at skabe opmærksomhed omkring dit event, halvanden måned før det rent faktisk løber af stablen.

Der er måske allerede en god håndfuld tilmeldinger, men hånden på hjertet - kan du selv huske, om du tilmeldte dig et event for to måneder siden? Måske, måske ikke. Alt andet lige, er det en rigtig god idé at sende reminders til dine tilmeldte deltagere. 

Hvis I har en ESP der har funktionen, er det nemt at sætte det op som et flow, der sender en mail ud til de tilmeldte x antal dage før eventet.

Det er forskelligt hvor mange gange denne reminder anbefales, men det kan i hvert fald været en fordel at sende en mail ud ugen inden dit event samt dagen før. Nogle sender også ud 1 time før eventet, men det er helt op til dig selv.

Inddrag eventuelt programmet for dagen, talere og anden vigtig information, så deltageren bliver mindet om, hvorfor vedkommende sagde ja til at deltage til at starte med.

Opfølgning

Dit virtual event er nu overstået, og alt er gået godt - men det er ikke slut endnu!

Din indsats skal selvfølgelig ikke gå tabt, og du bør derfor gøre op med dig selv, om du vil sende recording af eventet til deltagerne, og om indholdet eventuelt skal tilpasses, så det kan komme ud og leve på andre platforme.

Der er nemlig et stort potentiale i dette på mange parametre, uanset om det er i form af artikler og guides til jeres egen hjemmeside, opslag på LinkedIn og Facebook, email kampagner eller lignende.

Noget andet du med fordel kan benytte dig af ved din opfølgning, er at sende et kort spørgeskema ud til dine deltagere. Her er altså uvurderlig viden at hente omkring, hvad deltagerne synes om dit event, og hvad du eventuelt kan forbedre til næste gang.