Alle konflikter kan forebygges. Sådan lyder mantraet hos Center for Konfliktforebyggelse. Det kræver dog, at I som organisation har en helt klar køreplan for, hvordan I bærer jer an med at løse dem.
For at ruste jer til at lave netop sådan én har vi sat administrerende direktør for centeret, Jon Valdemar Andersen, i stævne.
Læs derfor med her, hvordan I - som ledelse - bedst klæder jeres bestyrelse, HR-funktion og jer selv på til at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i organisationen.
Som det allervigtigste må I sikre jer, at jeres bestyrelse har adgang til objektiv information omkring organisationens dagsform, isærdeleshed når det gælder en konfliktsituation. Her er det nemlig nødvendigt, at alle parter bliver hørt, så alle perspektiver af en given situation medregnes.
Men hvordan sikrer I så det her i praksis?
Overlevering af objektiv information er alfa omega
Ifølge Jon er det vigtigt, at I har en køreplan for, hvordan og hvornår I håndterer briefing af de forskellige parter i en given konfliktsituation.
I må altså - helt praktisk - stille jer selv spørgsmålet om, hvordan I bedst sikrer jer og organisationen, siger han og fortsætter:
"Udover at ledelsen selvfølgelig skal overlevere objektiv information til bestyrelsen, så anbefaler vi også, at bestyrelsen faktisk tilbringer lidt tid på gulvet en gang i mellem. På den måde har den løbende fingeren på pulsen, og ser hvad der foregår i organisationen."
Uden den nødvendige objektivitet ledelse og bestyrelse i mellem risikerer I simpelthen, at sidstnævnte kommer til at træffe strategiske beslutninger, give rådgivning og stille krav til jer - på direktionsniveau - på baggrund af noget de dybest set ikke kan tage en kvalificeret beslutning på.
Ekstern hjælp til det gode samarbejde
Udover en direkte interaktion med både jer i ledelsen og den almene medarbejderstab, har bestyrelsen også brug for perspektiver udefra.
Det samme gælder for jer. Måden, hvorpå konflikter bedst forebygges er ved facilitering af det gode samarbejde. Bestyrelsen, jer og jeres medarbejdere skal simpelthen arbejde aktivt for at understøtte tilliden til hinanden, og der er det nødvendigt at have en ekstern partner, fortæller Jon:
"Som organisation har I brug for sådan nogle som os. Vi kommer udefra og ser tingene lidt klarere. I kan som både ledelse og bestyrelse nemt få et bestemt blik på arbejdsgangen og kulturen hos jer.
Det kan gøre det svært at opdage ting i tide. Set med vores øjne så bør man derfor altid have nogen som os til at trække på, hvis der skulle opstå noget."
Et par eksterne øjne er ligeledes et rigtig redskab for jeres HR-funktion, idet de da får et objektivt beslutningsredskab og en klar handlingsplan, siger Jon:
"Når HR har et beslutningsgrundlag, så er det meget lettere for dem at pege på dét, der ser ud til at være situationen. På den måde bliver det nemmere at handle og få et overblik over, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt.
Det at HR formår at handle hensigtsmæssigt er enormt vigtigt. Det ikke at handle kan gå hen og blive direkte forretningskritisk."
Arbejdsgange, der bygger på objektive retningslinjer, gør at bestyrelsen ikke bliver fanget i en interessekonflikt mellem ledelsen og medarbejderne.
Den gode løsning kræver inddragelse af alles perspektiver
Når der opstår konflikter sker det typisk i forlængelse af uklare forretningsgange, kompetenceområder og kommunikationskanaler.
I stedet for at løse en problemstilling I - som ledelse - måske selv er en del af, gør I klogt i at arbejde med en ekstern partner.
Det muliggør nemlig en mere autentisk og ærlig fremlægning af problematikken blandt de involverede nøglepersoner. Den objektivet er selvfølgelig en nødvendighed for at kunne skabe tillid, transparens og løsninger, pointerer Jon og forklarer måden at opnå det på:
"Når vi entrerer med en organisation, arbejder vi typisk med interviews af nøglepersonerne. Udover at et sådan indeholder både uformel og formel viden, så fungerer det også som en slags psykologisk behandling.
De involverede parter kan sagtens have fornemmelsen af aldrig at være blevet hørt. Konsekvensen heraf er ofte at konflikterne er endt med overordnede, ledelsesmæssige betragtninger, der kalder på ditto handlinger. Og det er bestemt ikke hensigtsmæssigt."
Interviewene skaber tillidsfulde rum, som gør at folk tør at tale om deres version af en given konfliktsituation. Det er et rum, der ikke er jer som ledelse forundt, men som ekstern partner kan Jon og Center for Konfliktforebyggelse give jer feedback på, hvordan I bedst agerer både i situation og for fremtiden.
Som Jon afsluttende siger: "Sammen finder vi løsninger, der tager udgangspunkt i de forskellige perspektiver. Alt sammen bliver samlet i en handlingsplan, hvor alle perspektiver behandles og tilgodeses."
