Både nyhedsmediet Ugebrevet A4 og HK har sat fokus på arbejdsmiljøet på de danske storrumskontorer. Her slog de fast, at langt over halvdelen af de, der til dagligt sidder i åbne kontorlandskaber har svært ved at koncentrere sig om deres arbejdsopgaver. Andre oplever ligeledes, at de laver fejl i arbejdet.
Den svækkede koncentration og fejl i arbejdet kommer som følge af distraherende faktorer som for eksempel kimende telefoner, snakken og forbipasserende kolleger. Andre følger af et arbejdsmiljø præget af støj og dårligt indeklima er lavere produktivitet, overarbejde, hovedpine og i værste fald stress.
Ikke desto mindre indrettes der åbne kontorlandskaber i stor stil blandt de danske virksomheder. Men er der overhovedet nogle fordele ved storrumskontoret? Og kan man gøre noget for at undgå disse negative følgevirkninger ved storrumskontorer?
Ideologien bag storrumskontoret
Etableringen af storrumskontoret blev i sin tid indført med målet om at gøre det nemmere for medarbejderne i en virksomhed at stifte fællesskaber i og på tværs af afdelingerne. Ideelt har et åbent kontormiljø netop til hensigt at fremme videndeling, sparring og synergi og på den måde bidrage til, at opgaverne i virksomheden bliver løst hurtigere og mere effektivt. Dynamikken og fleksibiliteten ved dette er sværere at opnå, når hver enkelt medarbejder sidder bag lukkede døre på eget kontor, eller hvis afdelinger, der kan drage nytte af videndeling, sidder afskåret fra hinanden.
Dette viser Ugebrevet A4’s undersøgelse ligeledes, idet 76 procent af de adspurgte mener, at de oftere udveksler faglig viden med kolleger, de sidder i samme rum med. Derudover mener hele 70 procent, at afstanden til relevante kolleger er blevet kortere med indretningen af et storrumskontor samtidig med, at over halvdelen føler, at de samarbejder bedre med kollegerne.
Et åbent kontorlandskab kan derfor åbne op for en fladere organisationsstruktur, så medarbejderne på tværs af virksomheden lettere kan udføre deres arbejdsopgaver i samarbejde med hinanden. Afstanden fra idé til implementering bliver alt i alt kortere, hvilket er til stor gavn for virksomhedens resultater.
Udover de øgede muligheder for samarbejde og videndeling signalerer storrumskontoret en åbenhed, der er svær at finde i de lukkede kontormiljøer. Åbenheden fremmer fællesskabsfølelsen, og man oplever derfor en større grad af sociale aktiviteter og interaktion i det åbne kontorlandskab, hvilket styrker trivslen på arbejdspladsen.
Tankerne er gode - men hvordan gør man så?
Nedenfor kan du læse vores bud på, hvordan I kan indrette storrumskontoret, så I undgår de alvorlige ulemper, der eksisterer ved det åbne kontorlandskab og samtidig fremmer et godt arbejdsmiljø.
1. Er jeres virksomhed egnet til det åbne kontorlandskab?
Inden I beslutter jer for at indrette et storrumskontor, bør I overveje, om det passer ind i netop jeres type virksomhed. Det er ikke alle virksomheder, der kan drage nytte af fordelene ved denne struktur. Ser det umiddelbart ikke sådan ud for jer, vil I højst sandsynligt støde ind i storrumskontorets negative følgevirkninger, og en anden løsning vil derfor være langt at foretrække.
2. Indretningen er altafgørende
Indretningen af jeres storrumskontor er et af de vigtigste faktorer, når det kommer til et resultatskabende arbejdsmiljø. I skal derfor overveje indretningen nøje og løbende holde øje med nye tiltag, der kan være med til at begrænse ulemperne og fremme fordelene. Dette kan være nye teknikker, inventar eller redskaber inden for f.eks. akustik, belysning og ventilation.
Desuden bør I undgå at have printere og andre maskiner, der genererer varme og støj i lokalet. Passager, hvor virksomhedens ansatte går gennem rummet skal ligeledes overvejes nøje, så l begrænser disse så vidt muligt.
Til sidst bør I overveje muligheden for separate mødelokaler og stillerum, hvor medarbejderen kan gå ind under længere telefonsamtaler, eller hvis han/hun har en opgave, der kræver ekstra koncentration. Alternativt kan I som virksomhed overveje, om I skal åbne op for muligheden for hjemmearbejde, når en eller flere medarbejdere skal arbejde koncentreret med et større projekt eller opgave.
3. Overvej sammensætningen af medarbejdere
Medarbejdere, der kan drage nytte af hinanden i deres opgaveløsning er oplagte at sætte sammen for på den måde at styrke samarbejdet og de gode resultater. Desuden skal I være opmærksomme på, at medarbejdere, der har opgaver, som kræver en høj grad af fordybelse ikke sidder direkte op ad medarbejdere, der ofte taler i telefon eller på anden vis er forstyrrende i sin daglige adfærd.
4. Opsæt et uformelt regelsæt
For at nyde godt af fordelene ved det åbne kontorlandskab, bør I etablere et sæt regler for kommunikation, brug af radio, telefon og andet, der kan være relevant i netop jeres virksomhed. Dog skal disse regler oprettes uformelt, da medarbejderen ellers kan føle, at hans/hendes adfærd bliver kontrolleret for meget af ledelsen.
5. Husk hyggen!
Et åbent kontormiljø med fokus på komfort og hygge fremmer i høj grad samarbejde og socialt samvær i virksomheden. Tænk derfor over at indrette lokalet med f.eks. afsides hyggekroge eller komfortable mødelokaler, der opfordrer til brug - alle arbejdsopgaver skal ikke nødvendigvis udføres ved skrivebordet.
6. Lyt til jeres medarbejdere
Under hele etableringen af storrumskontoret er det essentielt, at ledelsen lytter til medarbejderne og tager deres input og evt. klager alvorligt. Det er vigtigt, at I som virksomhed ser indretningen af storrummet som et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, så alle får indflydelse på at skabe et åbent kontorlandskab, der bærer præg af trivsel og produktivitet.